Seluruh transaksi yang terjadi dalam proses jual beli perlu dicatat. Biasanya pihak penjual menggunakan faktur sebagai bukti pemesanan dan pembayaran. Ada beberapa perbedaan faktur penjualan dan faktur pembelian yang perlu Anda ketahui.
Meskipun sama-sama dijadikan dokumen dalam laporan keuangan, namun kedua faktur ini sebenarnya berbeda. Ketika Anda ingin membangun bisnis, membuat faktur penjualan dan pembelian merupakan hal yang penting.
Pengertian Faktur Penjualan dan Pembelian
Dalam dunia bisnis, faktur menjadi dokumen yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan. Terdapat dua jenis faktur yang umumnya dipakai, yaitu faktur penjualan dan pembelian. Kedua dokumen ini dibutuhkan, baik untuk penjual maupun pembeli.
Faktur penjualan atau yang dikenal sebagai sales invoice merupakan bukti transaksi berupa tagihan yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Dokumen ini dijadikan bukti resmi yang menyatakan bahwa suatu barang atau produk sudah dibeli dalam bentuk cash atau kredit.
Pada faktur penjualan terdapat data-data penting terkait informasi barang serta identitas penjual dan pembeli. Saat membuat faktur ini, pihak pembeli wajib menuliskan nama produk, harga, tanggal transaksi, diskon jika ada, dan total tagihan akhir.
Sedangkan faktur pembelian memiliki pengertian yang agak berbeda. Jenis faktur ini sering disebut sebagai invoice dan dijadikan dokumen komersial resmi untuk mencatat seluruh pemesanan yang dibuat oleh pembeli.
Faktur pembelian diberikan apabila purchase order atau PO sudah dibuat dan penjual sudah mengonfirmasi. Jika faktur penjualan biasanya ditulis secara manual atau digital, faktur pembelian accurate dapat dibuat dengan mudah melalui aplikasi Accurate Online.
Fungsi Faktur Penjualan dan Pembelian
Perbedaan faktur penjualan dan faktur pembelian dapat dilihat dari fungsinya. Walaupun kedua dokumen ini memiliki fungsi yang mirip, tetapi umumnya faktur penjualan digunakan untuk pembukuan perusahaan. Sedangkan faktur pembelian dijadikan catatan bagi pembeli.
a. Fungsi Faktur Penjualan
Anda dapat meninjau perbedaan faktur penjualan dan invoice dari fungsinya. Faktur penjualan umumnya dibuat oleh pihak penjual untuk pembeli bersamaan dengan pengiriman barang. Jenis faktur ini memiliki beberapa fungsi, seperti:
1. Sebagai bukti resmi atas transaksi penjualan
Saat membangun bisnis biasanya ada produk yang ditawarkan, Ketika suatu produk itu dibeli oleh pembeli, maka transaksinya harus dicatat dalam faktur. Dokumen ini menjadi bukti resmi atas suatu penjualan.
2. Sebagai catatan yang berisi informasi barang
Setiap barang yang dijual pasti memiliki informasi seperti nama, jenis, harga, hingga metode pengiriman. Seluruh informasi tersebut harus dimasukkan ke dalam faktur. Sehingga ketika sampai, barang yang didapatkan oleh pembeli tidak salah.
3. Digunakan sebagai dokumen untuk memberikan informasi tentang tagihan
Tak hanya berisi deskripsi barang, faktur juga harus memuat harga produk yang dibeli. Seluruh harga barang kemudian akan ditotal menjadi tagihan yang harus dibayar oleh pembeli. Biasanya ditulis juga mengenai cara pembayaran.
4. Dijadikan bukti yang menyatakan bahwa barang telah dikirim
Faktur penjualan umumnya dikirimkan bersamaan dengan barang yang dipesan. Sehingga apabila faktur sudah diterima oleh pembeli, maka barang juga telah sampai. Kemudian Anda dapat memasukkan bukti ini ke dalam laporan perusahaan.
5. Dijadikan data yang valid dalam penulisan laporan keuangan
Laporan keuangan merupakan dokumen yang wajib dimiliki oleh perusahaan. Dalam laporan ini biasanya berisi data-data tentang transaksi jual beli. Salah satunya membuat faktur-faktur penjualan yang sudah dibuat sebelumnya.
6. Menjadi bukti untuk pelaporan pajak
Selain laporan keuangan, perusahaan juga wajib melakukan pelaporan pajak. Perhitungan jumlah pajak yang dilaporkan harus dihitung berdasarkan transaksi jual beli yang terjadi. Oleh karena itu faktur penjualan menjadi data yang penting untuk membuat laporan pajak.
b. Fungsi Faktur Pembelian
Faktur pembelian memiliki fungsi yang tidak jauh berbeda dengan faktur penjualan. Hanya saja, faktur ini dapat Anda tinjau dari sisi pembeli. Ada beberapa fungsi dari faktur pembelian yang perlu Anda ketahui, yaitu:
1. Sebagai bukti bahwa barang yang dikirim sesuai
Dalam faktur pembelian biasanya tercantum deskripsi barang beserta dengan harganya. Dengan demikian, Anda dapat menjadikan faktur ini sebagai bukti bahwa barang yang sampai sudah sesuai kesepakatan di awal.
2. Sebagai catatan tagihan yang harus dibayar
Sebagai pihak pembeli Anda wajib membayar sejumlah tagihan dari total harga barang. Supaya tidak lupa, Anda dapat memeriksa faktur pembelian. Biasanya dalam dokumen tersebut juga ada pilihan metode pembayaran yang bisa Anda pilih
3. Menjadi data yang penting untuk pembukuan
Jika yang membeli barang adalah perusahaan, maka faktur pembelian menjadi data dan bukti yang harus dimasukkan dalam pembukuan. Pasalnya data ini dapat menjadi rekaman transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan.
Perbedaan Faktur Penjualan dan Pembelian
Meskipun sama-sama dibutuhkan bagi penjual dan pembeli, namun faktur penjualan dan pembelian bukanlah dokumen yang sama. Anda dapat menyimak pembahasan tentang perbedaan dari kedua dokumen tersebut pada penjelasan berikut ini.
a. Faktur Penjualan
Faktur penjualan adalah dokumen yang dibuat oleh pihak supplier, penjual, maupun vendor kepada pembeli saat terjadi proses jual beli. Biasanya dokumen ini baru dikirimkan setelah proses pemesanan diproses atau bersamaan dengan pengiriman barang.
Tujuan dari pembuatan faktur penjualan adalah untuk mencatat seluruh penjualan yang telah didapatkan oleh perusahaan. Dengan begitu perusahaan dapat mengetahui jumlah penjualan yang telah terjadi dalam periode waktu tertentu.
Meskipun terkesan sepele, namun faktur penjualan merupakan dokumen yang sangat penting bagi perusahaan. Bahkan dokumen ini dapat memberikan manfaat yang besar dalam bisnis. Beberapa manfaat tersebut, yaitu:
- Mempermudah urusan administrasi.
- Meningkatkan kepercayaan pelanggan.
- Meningkatkan keyakinan pelanggan.
- Menjadi bentuk pelayanan dari perusahaan
- Memperkuat laporan pajak.
b. Faktur Pembelian
Sedangkan faktur pembelian adalah dokumen komersial yang ditulis berdasarkan pemesanan atau pembelian yang telah dibuat oleh pembeli. Jenis faktur ini diberikan setelah purchase order (PO) dikonfirmasi oleh pihak penjual.
Faktur pembelian ini biasanya dirangkap dalam beberapa jumlah. Lembar yang paling atas akan diberikan ke pembeli, sedangkan lembar di baliknya disimpan oleh penjual. Selain itu faktur ini juga memiliki berbagai manfaat, seperti:
- Menjadi bukti bahwa telah terjadi transaksi jual beli yang sah.
- Dapat dijadikan bukti ketika barang yang dikirim tidak sesuai kesepakatan.
- Dapat dijadikan sebagai rujukan ketika pembeli ingin menjual ulang barang.
- Sebagai dokumen untuk mengajukan komplain.
- Memuat data penting untuk meminta ganti rugi jika barang yang dikirim dalam kondisi rusak.
Untuk membedakannya, Anda dapat melihat contoh faktur pembelian dan penjualan. Biasanya dalam faktur pembelian informasi yang tercatat sederhana dan formatnya mirip dengan nota. Sedangkan faktur penjualan memuat informasi yang lebih lengkap.
Dengan memahami perbedaan faktur penjualan dan faktur pembelian, Anda dapat membangun bisnis yang profesional. Pasalnya kedua dokumen tersebut dibutuhkan untuk membuat laporan keuangan dan pajak.
Tanpa adanya faktur, seluruh transaksi jual beli tidak dapat dilacak. Anda juga tidak bisa menyusun laporan keuangan perusahaan dengan baik. Selain itu faktur juga dibutuhkan oleh pihak pembeli sebagai catatan pengeluaran.
